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Les principaux éléments à connaître pour bien choisir son photocopieur multifonction

Le guide d’achat du photocopieur professionnel
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Il est presque un collègue de travail, il occupe une place stratégique dans vos locaux. Le photocopieur est au sein de votre entreprise, presque aussi important que la machine à café. Il en existe aujourd’hui différents types plus ou moins performants, plus ou moins fournis en options, ce qui rend le choix souvent compliqué. Ce guide pratique vous permettra de faire le tour de l’essentiel de ce qui existe sur le marché des photocopieurs professionnels.

  • Quel type de copieur choisir, quelles sont les différentes fonctions, quelles sont les caractéristiques techniques ?
  • Quels consommables utiliser?
  • Comment assurer la maintenance de ma photocopieuse, quel budget prévoir pour cela ?

Le photocopieur idéal est celui qui répond en tout point à vos besoins tout en s’adaptant à votre budget. 

Les principaux types de photocopieur multifonction

Le photocopieur noir et blanc, copieur monochrome analogique ou numérique :

Ce type de photocopieur peut sembler basique, mais il est multifonction. C’est-à-dire qu’il est doté des fonctions de fax, de scanner et d’imprimante. Il peut être relié au réseau s’il s’agit d’un photocopieur numérique.

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 Le photocopieur noir et blanc, qu'il soit analogique ou numérique, possède les mêmes caractéristiques de base:

Toutefois, le numérique est beaucoup plus performant :

  • il est conçu pour produire des volumes de copies plus importants
  • il est programmable
  • il peut également faire fonction d'imprimante et de scanner, et être mis en réseau
  • il possède un disque dur qui permet de modifier, sauvegarder et de mettre en attente un document avant de le photocopier

Le photocopieur couleur, le copieur en quadrichromie

Les photocopieurs couleurs réalisent aujourd’hui des photocopies de très bonne qualité, proches de photographies. Ces photocopieurs existent  également en analogique ou numérique.

Les caractéristiques de base sont identiques à celles évoquées pour les photocopieurs noir et blanc.

Afin de faire un choix judicieux il faut vous poser la question de vos besoins, faire la différence entre ce qui est essentiel à votre activité et ce qui relève de l’optionnel ou de l’occasionnel. Le prix des consommables est un élément à prendre en compte dès l’achat de votre photocopieuse. 

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Quelle question se poser avant de choisir un photocopieur noir et blanc ou un photocopieur couleur ?

La majorité des activités n’appellent pas forcément le besoin d’un appareil couleur. Un photocopieur noir et blanc suffit en général amplement. Il faut savoir que l’impression des documents est plus rapide en noir et blanc. Si vous vous interrogez sur la vitesse d’impression et qu’il s’agit pour vous d’un paramètre important, sachez que cette vitesse est calculée en « Copie par minute » ou CPM.  Aujourd’hui, sur le marché des photocopieurs professionnels, vous trouverez des vitesses d’impression qui peuvent varier de 15 à 130 copies par minute.

Les professionnels ont etabli un baromètre qui vous permet de définir la vitesse d’impression qui vous conviendra:

• Jusqu’à 3000 copies par mois, préférez une vitesse de moins de 20 pages par minute (ppm).

• Entre 3000 et 25 000 pages par mois, optez pour une vitesse de 20 à 45 ppm.

• Au-delà de 25 000 pages par mois,  misez sur les copieurs les plus rapides, capables de débiter jusqu’à 75 ppm.


La vitesse d’impression a un impact sur le prix d’un photocopieur, il est donc conseillé de ne pas négliger ce paramètre.

Le choix d’un photocopieur couleur doit se faire en fonction de votre activité si celle-ci implique l’impression de photographies ou de documents en couleur. Les professionnels recommandent le seuil de 150 pages par mois pour justifier l’acquisition d’un photocopieur couleur. Pourquoi faut-il être très précis dans l’évaluation de ses besoins ? Parce que le prix des consommables  peut se révéler une charge importante, si elle n’est pas en adéquation avec votre consommation réelle. En effet, si vous n’imprimez pas beaucoup en couleur, les cartouches auront tendance à s’altérer  rapidement, et vous devrez les remplacer alors qu’elles ne sont pas vidées. 

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Les consommables

Pour les photocopieurs couleur :

Il faut savoir que les consommables des photocopieurs couleurs sont très chers et se remplacent souvent. La couleur est gourmande.

Les cartouches sont un critère important dans le choix du photocopieur :

·         Pour une faible utilisation : vous pouvez choisir des cartouches moyennes gammes, qui ne nuira pas à la qualité de vos impressions.

·         Pour un photocopieur à grande capacité débitant de gros volumes de copies : préférez des cartouches de grande capacité.

A noter que sur certains appareils, la fonction de la couleur peut être contrôlée très exactement. Grâce à cette option intelligente, il est possible d'imprimer les pages n'ayant que de la couleur. L'encre ne sera donc plus gâchée inutilement.

 

Pour les photocopieurs noir et blanc :

Le toner (ou encre en poudre) se remplace très régulièrement, il est donc important de connaître le nombre de copies faites dans le mois pour déterminer la consommation d'encre. Celle-ci peut également varier selon les documents produits (photos, schémas, texte).

Plus le photocopieur est important, plus la consommation sera élevée. Les cartouches sont donc un critère important dans le choix du photocopieur.

·         Pour une faible utilisation : préférez un photocopieur de moyenne gamme.

·         Pour un photocopieur à grande capacité débitant de gros volumes de copies : préférez des cartouches de grande capacité.

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Le toner, l’encre sous forme de poudre

Noir et blanc ou couleur, c’est l’élément principal de votre photocopieur. L’encre se dépose sur le tambour, qui lui dépose l’encre sur le document en cous d’impression. 

Le tambour photocopieur ou le photoconducteur

Il est reconnaissable par sa forme cylindrique, il est situé à l’intérieur du photocopieur. Recouvert de sélénium, il est actif durant le processus d’impression des documents. Le tambour est un consommable à  durée de vie variable : de 9500 pages pour une entrée de gamme et jusqu’à 50 000 pages un copieur haut de gamme.  Le tambour nécessite un entretien régulier.

Acquérir son photocopieur : achat ou location ?

A l’achat, il y a différentes options qui ‘offrent à vous : soit vous souscrivez à une garantie réparation et entretien, soit vous optez pour un contrat de maintenance. Cela vous permettra de vous assurer un bon fonctionnement de votre appareil.

Copieur numérique simple : de 500 à 900 euros pour une entrée de gamme ; 3500 à 12000 euros pour le haut de gamme.

Copieur multifonction : 250 à 700 euros pour une entrée de gamme ; 1500 à 8 000 euros pour du haut de gamme.

Copieur grand format : 7000 euros pour une entrée de gamme ; 23 000 euros pour du haut de gamme.

La location est proposée aux professionnels. Les équipements les plus chers et les plus perfectionnés sont les demandes les plus favorisées par le système de location. L’avantage est que pendant la durée de votre location, votre matériel peut être changé, avec des  gammes plus récentes et s’adaptent en permanence à l’évolution de vos besoins.

Il existe différents  types de contrats de  location de photocopieur :

Contrat avec option d'achat : il permet d'acquérir le photocopieur à la fin de la période de location. Le prix est souvent convenu à l'avance.

Beau Mi De Hommes Métal La long Simple 09419160 Zipper 8xl Parkas Lisse Pied 6xl Col Mens Taille Veste En Ali 10xl 5xl Hiver Plus OkiuPZTXContrat de location avec différentes limites de temps:

Contrat de courte durée : ponctuelle, de un à plusieurs mois, ou contrat de longue durée, c’est à dire plusieurs années.

Contrat de location avec maintenance / contrat de location sans maintenance

Entretien courant et/ou possibilité de prêt de matériel de remplacement  en cas de panne.

 

A vous de choisir la formule qui vous convient, en prenant contact avec les professionnels, demander conseils, retours d’expérience, devis…

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